Sácale Provecho a tu Tiempo: Adminístralo

Autor: Lic. Marisol Espino González


La más reciente y abundante literatura sobre administración del tiempo se enfoca en métodos que permiten al profesionista, al ejecutivo o al líder sacar provecho de su tiempo personal.

En el contexto de esta literatura, el tiempo no se analiza desde un punto filosófico o científico, sino desde un punto de vista empresarial y de negocios “Save Time is Save Money”. Por lo tanto, el tiempo se entiende como un recurso personal y organizacional que hay que administrar para sacarle el máximo provecho. La conocida obra de S. Covey, Primero lo primero, incluye un resumen de los principales enfoques sobre la administración del tiempo.

En el presente artículo me propongo diferenciarme un poco de esta literatura y presentar algunas reflexiones, de fácil aplicación práctica, no sólo sobre la Administración del Tiempo Personal, sino también sobre la gestión del así llamado Tiempo Relacional (concepto que quedará claro más adelante). Este último concepto podría resultar novedoso para muchos de los lectores.

El tiempo personal es vida

El tiempo para el ser humano es… la vida. Nuestro tiempo es la duración de nuestra vida. Administrar el tiempo es administrar nuestra existencia. Lograr que nuestra vida sea la suma de tiempos llenos y no de relleno. No es sólo dinero y productividad. Lo que está en juego es nuestra felicidad y el sentido de nuestra existencia.

En este contexto, la administración del tiempo es la habilidad más relacionada con el éxito en la vida. Administrando el tiempo mejoraremos toda nuestra vida porque la calidad de la vida es determinada también por la administración del tiempo. La forma en que pensamos acerca del tiempo afecta nuestra vida.

Todos los logros requieren tiempo y nada valioso se puede hacer sin tiempo. No existe el tiempo libre (de valor): todo tiempo tiene un valor. Así que la administración del tiempo es un valor y un compromiso para toda la vida. Cada día se debe ejercitar.

Administrar el tiempo implica tomar la visión larga, indispensable para el éxito, y la visión corta, medir el tiempo en minutos. Implica también, aprender a ahorrar el tiempo como si fuera dinero. Si hacemos cosas sin valor no tendremos tiempo para las que tienen valor.

Administrar el tiempo implica desarrollar un carácter consistente, es decir, la habilidad de perseverar en una resolución después de que el entusiasmo inicial se ha ido.

Se requiere:

♦ Deseo (querer ser mejor administrador de su tiempo)

♦ Decisión (de ser un experto en la administración del tiempo)

♦ Disciplina (practicar y repetir)

♦ Determinación (para persistir)

La administración del tiempo es una herramienta para alcanzar metas. Para descubrirlo, podríamos preguntarnos: si pudiésemos ahorrar dos horas al día, 10 por semana, 500 por año ¿qué haríamos? Enseguida se abriría todo un ámbito de metas atractivas para nosotros.

Administrar el tiempo implica aumentar nuestro nivel de servicio y productividad siendo que diferencia entre éxito y fracaso es precisamente la productividad.

Administrar el tiempo implica el establecimiento de prioridades y de metas estratégicas. La habilidad de establecer metas incrementa la productividad de un 80%. Por lo tanto, la peor forma de perder el tiempo es hacer muy bien lo que no se debía haber hecho. Es lo que sugiere el Principio de Pareto: un 20% de lo que hacemos representa un 80% de nuestros resultados. Por ejemplo, el 20% de clientes representa un 80 % de ventas, o el 20 % productos representa el 80% de ganancias. ¿Cuál es el 20% de las cosas que hacemos y que nos da mayor beneficio?

Administración del tiempo y esperanza

En nuestros cursos preguntamos a algunos de los participantes: “¿cuántos años tienes?” y después de escuchar su respuesta (quién sabe qué tanto sincera), se la cuestionamos negando el número que afirman: “No es cierto, tú no tienes estos años”. La gente se asombra, algunos casi se molestan: “¡¿Cómo se permiten ustedes negar mi edad?!”. Y enseguida precisamos: “Estos años que mencionas realmente no los tienes, más bien los tuviste. Ahora ya no los tienes. La única respuesta sensata a esta ambigua pregunta sobre cuantos años tienes, es mencionar tu esperanza de vida. Cuantos años más esperas vivir. De hecho, lo único que tienes es tu presente (bastante huidizo, por cierto); el pasado ya no lo tienes y el futuro tampoco lo tienes: esperas tenerlo”. En efecto, el ser humano no es, sino que espera ser, la esperanza es la dimensión existencial propia del ser humano.

Por lo tanto, administrar el tiempo es aprovechar de la propia vida con una actitud mental de esperanza. Los presuntuosos y los desesperados no aprovechan del tiempo; la esperanza es el difícil equilibrio entre el “Ya” y el “Todavía no” de la existencia, ya logré algo, pero todavía no todo lo que puedo lograr en mi vida. La desesperación es la anticipación antinatural del fracaso (desesperar es descender al infierno). Es el “No” cerrado. La presunción es anticipación antinatural del éxito. Es el “Ya” sin visión de futuro. Con la presunción se petrifica y congela lo humano que sólo la esperanza puede mantener en fluidez viva.

La esperanza requiere juventud de espíritu. En la desesperación y en la presunción, la juventud de espíritu se degenera en senilidad de espíritu. La apatía triste y desesperada se degenera en obstinación y orgullo. Es por eso que el orgullo une desesperación y presunción.

Por lo anterior, se puede deducir que la administración del tiempo para la eficacia organizacional implica la capacidad propia de un líder, de motivar a los miembros de la organización, manteniendo encendida su esperanza con visión de futuro. Un mero gerente se limita a decir lo qué hay que hacer y cómo hacerlo: un líder comunica para qué hacerlo, contagiando esperanza. Sin eso, la gente no aprovecha del tiempo y no hay eficacia organizacional.

Del tiempo personal al tiempo relacional

¿Qué impacto tiene la administración del tiempo personal (tarea del individuo) sobre la eficacia organizacional? La respuesta es sencilla: en la medida en que los integrantes de una organización aprovechan del tiempo, la organización aprovecha el tiempo. En particular, si el líder ofrece un ejemplo constante de buena administración del tiempo y ayuda a sus colaboradores a aprovechar bien de su tiempo en el trabajo, la eficacia de las personas aumenta y, por consecuencia, aumenta la eficacia de la organización como tal.

Si se realiza una válida administración del tiempo personal, por lo mismo se logra la eficacia organizacional, porque son las personas, individuales y concretas, que hacen las cosas, no los conceptos abstractos. Y la “organización” es un concepto abstracto.

Pero en realidad la cuestión es más compleja. Quiero explicarme: existen las personas, sujetos de acción, individuales, dotados de inteligencia y voluntad; existen también las relaciones entre las personas. La realidad de la sinergia y del sistema, reconocida por el pensamiento sistémico, proviene del hecho que las relaciones son tan reales como las personas. Por lo tanto, 1 + 1 = 3 o más, significa que “1” es real, el otro “1” también y es real la relación que une los dos “1”. La relación es un elemento más que se agrega a la suma.

Por lo mismo, las partes unidas en un todo logran más que las mismas partes separadas (sinergia) y las partes no se entienden sin el todo que conforman, ni el todo sin las partes (sistema).

Todo esto implica que la persona humana es relacional y el tiempo de la persona es también relacional. La administración de tiempo no opera en la aislada individualidad sino en la relación interpersonal. Hay que tener en cuenta la sinergia y el sistema para lograr la eficacia organizacional mediante una buena administración del tiempo: hay que reconocer que también el tiempo se estructura de manera relacional.

Vamos a precisar este último concepto.

Tres aspectos del tiempo relacional:

Supongamos que usted prepara una cena en su casa. El tiempo que usted dedica a dicha preparación puede ser percibido por usted sea según el aspecto de contenido, sea según el aspecto de proceso, sea según el aspecto de significado.

♦ El contenido remite a lo que se hace y la duración correspondiente.

♦ El proceso es el orden, seriación del tiempo con el cual se deben hacer las cosas para lograr el resultado.

♦ El significado remite al sentido, al para que, al valor de las cosas que hacemos y del resultado buscado.

Volvemos al ejemplo de la cena. El contenido del tiempo son todas las cosas que hacemos para preparar la cena y su duración: ir de compras al autoservicio, cocinar, arreglar la mesa, etcétera.

El proceso se refiere a la seriación lógica por la cual los platos se lavarán después de la cena y no antes, que el aperitivo se tomará antes de pasar a cenar.

Y el significado remite a lo que da valor a todo esto: la amistad, la hospitalidad, el compartir. Lo que le da sentido al tiempo empleado para preparar y disfrutar de la cena.

Ahora bien, cada vez que uno se encuentra en presencia de otra persona, propone o adopta tácitamente una cierta manera de vivir juntos al contenido, al proceso y al significado del tiempo en común. Esta es la base misma de la vida en sociedad. El tiempo en común, con esta complejidad que acabamos de mencionar, es el contexto en el cual interactuamos: hablamos, trabajamos, nos amamos, nos enfrentamos.

Y los hacemos según un acuerdo tácito, frecuentemente inconsciente, sobre cómo manejamos estas estructuras del tiempo en común. Es una necesidad vital estructurar el tiempo en común. Pero lo que se hace de manera inconsciente, es probable que se haga mal. Cuando no logramos acordarnos sobre cómo estructurar el tiempo en común y la necesidad mencionada queda insatisfecha, pasamos tiempos desagradables e ineficaces.

La necesidad de estructurar el tiempo en común se corresponde a aquella angustia existencial que es el Horror vacui, el horror del vacío, el vacío de un tiempo sin contenido, proceso y significado claros y compartidos. Esto es tan cierto que a veces estamos dispuestos a involucrarnos en una conversación estúpida con tal de colmar este vacío.

En la relación (y siempre estamos en relación) necesitamos estructurar el tiempo con el otro. En el Análisis Transaccional se distinguen seis maneras de estructurar el tiempo:

1. La Actividad

2. El Pasatiempo

3. El Ritual

4. El Retiro

5. El Soltar

6. Los Juegos Psicológicos

Las primeras cinco maneras se pueden vivir con una cierta claridad: uno sabe qué está haciendo y hacia donde se dirige. La sexta es ambigua y puede dejar a los involucrados en un estado de malestar. En una organización, como por ejemplo una empresa, donde hay trabajo en equipo, se dan todas estas maneras de estructurar el tiempo durante el horario de trabajo. Veamos por ejemplo una reunión. Si hay aprovechamiento del tiempo, la mayor parte del tiempo en común durante la junta se utiliza en la actividad productiva. Sin embargo, no faltan momentos de pasatiempo, de rituales, de retiros, de soltar y de juegos psicológicos (estos últimos pueden invadir el espacio de la actividad productiva y echar a perder la eficacia de la reunión).

Vamos a ilustrar todo esto con la descripción de una junta del consejo de administración de una empresa. Como de costumbre, los que llegan a tiempo se preparan un café pues saben que los otros llegaran tarde. A un cierto punto llega “Diego”, el presidente, aprieta las manos de todos e indica que empieza la reunión con la pregunta: “¿Cuál es el orden del día?” Se trata el primer tema.

Después de algunos minutos, “Pedro”, uno de los administradores, empuja su silla unos centímetros hacia atrás y mira fuera de la ventana. Mientras que el colega de a lado empieza a mirar su agenda. Estos comportamientos atraen la atención de “Diego”, quien comenta en voz alta: “¡estén más atentos, si no, será imposible llegar a alguna conclusión!”. “Pedro” se siente llamado en cuestión y se justifica diciendo que la reunión no se había preparado bien y estaba atorada en una habladuría improductiva. “Diego” contrabate que es fácil criticar cuando no se participa y le recuerda que no estuvo en las últimas reuniones. Entonces interviene “Francisco” y toma la defensa de “Pedro”, afirmando que sus ausencias a algunas juntas siempre estuvieron justificadas. Ante esta defensa, “Diego” aclara que si un administrador no puede estar presente a las juntas programadas, es mejor que se dimita.

“Pedro” y “Francisco” se enojan y empiezan a recoger sus cosas para irse. Los demás intentan calmarlos y detenerlos. El Consejo cae en un largo momento de silencio. “Pedro” se cierra en un mutismo hostil, mientras que “Diego” parece gozar de su triunfo momentáneo. Alguien del grupo rompe el silencio presentando un tema que involucra a todos. “Diego” deja espacio al tema no previsto: le interesa recuperar al grupo. Cuando la atmósfera ha mejorado, pasa al segundo tema de la agenda. La junta prosigue sin más problemas, animada sólo por un momento de emoción cuando “Carmen” informa que tendrá que salir de la empresa por motivos de salud. Todos le dicen que la van a extrañar.

Retomamos las seis maneras de estructurar el tiempo siguiendo el ejemplo de la junta.

1. Actividad. Es la manera más importante en el trabajo y la más constructiva: las personas intercambian información, reflexionan o actúan juntas. Se trabaja en sinergia. Lo cual no implica que todos estén de acuerdo, pero que sí todos están decididos a avanzar juntos en los proyectos comunes o la solución de problemas. Para lograr este tiempo fecundo de actividad, es indispensable haber programado previamente la organización del trabajo e informado a los participantes. Parece que esto no había sucedido y la reunión se estanca. El reto de la actividad, es lograr que todos asuman una responsabilidad común ante el trabajo. Si se logra, será posible alcanzar el objetivo.

2. El Pasatiempo. Tiene también su relevancia: antes de la junta, los administradores platican de las últimas novedades, sin más objetivo que llenar un silencio que sería molesto. Esta conversación informal, permite descansar, romper el hielo, tantearse cuando no se conocen bien las personas entre ellas. Por supuesto, contiene el riesgo de invadir el tiempo de la actividad y de provocar a veces comentarios que en vez de acercar a la gente, generan conflicto.

3. Ritual (o ceremonial). En el ejemplo es la preparación del café. Es una manera de estructurar el tiempo mediante acciones e intercambios convencionales y para nada problemáticos, porque todos saben lo que socialmente hay que hacer. Las distintas maneras de saludarse educadamente, son ejemplos de rituales. Son maneras sin riesgos de introducir la actividad siempre que sean compartidos y respectados en común.

4. El Retiro. Pedro se retira. Es un aislamiento mental. En sí mismo es sano y normal. Pero si prolonga por demasiado tiempo, puede ser el síntoma de un problema de comunicación.

5. El Soltar. Normalmente en el trabajo nos estamos protegiendo; a veces nos ocultamos detrás de una máscara. No confiamos en los demás. La comunicación no fluye espontáneamente. Hay tensión. Las exigencias mismas del trabajo fomentan un estado de estrés. Pero puede haber momentos en los cuales soltamos, nos relajamos. Hay suficiente confianza para aceptar al otro de manera gratuita así como es. Entonces hablamos auténticamente y el otro nos acepta así como somos. Esta estructuración del tiempo es amable, es el reino de la confianza, del tiempo con los otros gratuito y agradable. No es fácil lograrlo: le da miedo a mucha gente porque exige involucrarse de manera personal con apertura mental y apreciación de la diferencia.

6. Los Juegos Psicológicos. Cuando Diego regaña a Pedro y se desencadena un enfrentamiento entre los dos. Es un proceso en gran parte inconsciente (esta falta de conciencia es lo que más característica a estos juegos, que más que jugarlos, “nos juegan a nosotros”). En un juego psicológico que frecuentemente se dan malentendidos que conducen a la explosión de un conflicto disfuncional. La descripción de los números de juegos psicológicos se puede dar en las relaciones interpersonales dentro de la organización y hacen perder mucho tiempo, es un tema amplio que se podría tratar en un siguiente artículo.

Conclusiones

Las conclusiones prácticas que podemos sacar de este análisis de las estructuras del tiempo relacional, toman en cuenta que muchos conflictos en las organizaciones surgen del hecho que las personas que interactúan en el trabajo, aún estando físicamente juntas y aparentemente de acuerdo para quedar juntas, no están realmente de acuerdo con respecto al modo común de estructuración del tiempo relacional. De tal manera que, surgen conflictos y se pierde eficacia si:

– Uno quiere estar retirado y el otro desea empezar una actividad.

– Las personas están de acuerdo para involucrarse en la actividad, pero los objetivos a perseguir difieren de persona a persona.

– Uno toma por ritual lo que de hecho es actividad para los demás.

– Uno, impaciente por empezar la actividad, rechaza el ritual que el otro quiere respetar.

– Uno desea empezar un juego psicológico y el otro, intuyendo la intención, rechaza en involucrarse en el juego.

– Uno desea vivir un momento para soltarse, y el otro se aleja porque esto lo indispone o le da miedo

Es importante comprender que, los tiempos en común no son eficaces ni en el plan relacional, ni en el plan de la productividad si las partes involucradas no se acuerdan, implícitamente o explícitamente, sobre el modo preciso de estructurar el tiempo relacional. Y esto porque la buena administración del tiempo relacional, exige un acuerdo sobre la manera de trabajar juntos.

Recordando la distinción entre contenido, proceso y significado del tiempo, si no hay acuerdo se puede dar un conflicto de proceso en el cual la base del conflicto es un desacuerdo no sobre lo que se dice o hace (contenido) sino sobre la manera de pasar el tiempo estando juntos. Y muchos se confunden, creyendo que están en desacuerdo sobre el contenido, cuando en realidad lo están sobre el proceso. Y dicha confusión no permite solucionar el conflicto, es más, lo complica. Eso es típico de las juntas en las cuales no hubo consenso entre los participantes sobre la manera de organizarlas generando conflictos que no tienen nada a que ver con los contenidos de la juntas.

Hay que prestar entonces atención al proceso, no sólo al contenido. Escuchar lo que se dice y el proceso relacional que está en juego. Con mayor razón, debe haber acuerdo sobre el significado profundo del tiempo en común. Todo esto impacta en la eficacia organizacional porque la organización vive un tiempo que es esencialmente relacional cuya administración efectiva requiere saber gestionar contenido, proceso y significados de los tiempos en común.

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